档案管理暂行办法


发布者:[系统管理员] ] 浏览:[] 日期:[2008-04-02]

 第一章  总则

第一条  为进一步提高学院档案管理工作水平,更好地利用和保护档案,为学院各部门及社会各界服务,根据《中华人民共和国档案法》及国家有关法律、法规,结合学院实际,特制定《台州科技职业学院档案管理暂行办法》(以下简称《暂行办法》)。

第二条  《暂行办法》适用于学院的档案管理工作。

第三条 本《暂行办法》所称的档案,系指学院在教育、教学、管理活动中直接形成的,具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第四条  档案工作是学院工作的重要组成部分,档案工作应遵循统一领导,分级管理的原则,把档案工作纳入学院的发展规划与年度计划,在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证。

第五条  学院各处室(包括系、部、工会、团委等,下同)和个人都有维护档案完整和安全的义务,有权对违反档案法律、法规的行为进行阻止和报告。

第二章  档案工作机构及其职责

第六条  学院的档案工作由分管办公室工作的副院长直接领导,院办公室具体负责,设立综合档案室,统一管理学院的档案,设专职档案员一人,各处室均设兼职档案员一人。

第七条  学院的档案业务工作受台州市档案局和台州市教育局的监督和指导。

第八条  学院综合档案室工作职责是:

(一)贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策,建立、健全学院档案的各项规章制度。

(二)集中统一管理学院的全部档案,负责对学院各处室的文件资料的收集、整理、归档工作进行监督和指导。

(三)编制必要的检索工具,熟悉所藏档案资料,积极开发信息资源,搞好档案的编研工作,为学院的各项工作服务。

(四)热情接待查阅者,主动服务,为利用者提供方便,积极做好利用效果的统计工作。

(五)切实做好库房“八防”(即防火、防光、防尘、防潮、防虫、防鼠、防盗窃、防破坏)工作,最大限度延长档案的寿命,定期把具有永久和长期保存价值的档案向台州市档案馆移交。

第九条  学院档案人员岗位责任制:

 (一)认真学习贯彻《档案法》和上级有关档案工作的方针、政策和规定,严格执行学院的各项规章制度。

(二)坚持四项基本原则,热爱档案事业,忠于职守,刻苦钻研业务,提高工作效率。

(三)负责各部门的立卷归档工作,按照规定,做好文件材料的形成、积累和资料管理工作,督促有关人员做好资料归档,任何个人不得占为已有。

四)遵守党和国家的保密制度,维护档案的完整与安全。

  (五)定期接受岗位培训,学习档案业务知识,不断提高业务水平和工作能力,确保档案工作顺利完成。

第三章  档案的管理

第十条  综合档案室应根据有关规定结合学院实际情况,编制统一的分类方案、文件材料的归档与不归档范围及保管期限表,并建立全宗卷,对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用各环节进行统一管理。

第十一条 收集和整理。根据《台州科技职业学院文件材料归档与不归档范围》,凡属归档范围的文件材料,均由学院各处室按下列立卷归档制度进行整理、立卷归档:

(一)学院党群、行政管理工作中产生的各类文件材料,按年度、问题、作者、时间等主要特征立卷。

(二)教学档案按学年度、问题、作者、时间等主要特征立卷。

(三)教育科研材料按科研项目课题立卷。

(四)学生学籍档案按年度、届次、班级立卷。

(五)教师业务材料归入干部人事档案,以个人为单位立卷。

(六)基建档案按工程项目立卷。

(七)设备资料按设备型号立卷归档。

(八)会计档案材料按年月的报表、帐册、凭证分别立卷。

(九)特种载体档案,如奖杯、奖牌、锦旗、印章、照片、光盘、录像带、荣誉证书、领导题词、名人书画作品等档案材料,按类分专题归档。

第十二条  各处室立卷完毕后,应定期向学院综合档案室移交,实行集中统一管理。

第十三条  各类文件材料分别按下列时间立卷归档:

(一)党群、行政文件材料,于次年一月份开始立卷,4月底前向档案室移交归档。

(二)教学档案按学年度(本年91日至次年831日止),于每学年结束后立卷,同年10月底前向档案室移交归档。

(三)学生学籍档案在每届学生毕业后立卷,向档案室移交归档。

(四)教职工业务档案应随时向人事处移交归档。

(五)基建档案所形成的图纸文件、项目文件在工程项目竣工验收后向档案室移交归档。

(六)科研材料和设备仪器材料分别在科研项目结束后和仪器设备安装调试运作后随时向档案室移交归档。

(七)会计档案在次年4月立卷后,由财务部门归档保管一年后向档案室移交。

(八)特种载体档案材料应随时向档案室归档。

第十四条  档案室接收的档案,应符合下列归档要求:

(一)应归档的各类材料要齐全、完整。

(二)归档的各类材料,要保持它们之间的历史联系,区分保存价值,分类整理、立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用。

(三)符合国家档案部门规定的立卷原则和案卷质量标准。

第十五条 国家规定不得归档的材料,禁止擅自归档。

第十六条  各处室向综合档案室移交档案时,交接双方应根据移交目录清点核对,并履行签字移交手续。

第十七条  保管和保密。制定档案的保管措施,落实必须的档案保管设施,设施必须符合下列要求:

(一)有专用档案库房装具,做到库房、办公室、阅档室分开。

(二)库房要符合国家标准和要求,并有防火、防光、防尘、防潮、防虫、防鼠、防盗窃、防破坏等设施,保证档案库房的干燥、清洁和安全。

(三)根据工作需要配备必要的空调、打印机、扫描仪、复印机等现代化设备和网络版档案管理软件。

第十八条  对室藏档案进行系统科学的排列和编目,做到存放有序,方便查找。

第十九条  严格执行保密制度,维护档案安全,库房钥匙专人保管,非本室人员严禁入内,未经允许不准私自翻阅档案材料。

第二十条  统计和利用。建立登记册,定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况做好登记并进行统计分析。

第二十一条  规范档案利用制度:

(一)内部借阅,经院办负责人同意办理相应的借阅手续。

(二)外单位查阅档案,必须凭单位有效证件,经院办负责人同意(调阅秘密级以上档案,还须经分管院长批准),方可调阅。学院档案一律不向外单位出借。

(三)查阅人需爱护档案,不得任意拆卷、抽取、划杠、涂改、损毁或转让他人。

(四)如不按规定借阅档案者,档案人员有权拒绝调档。

第二十二条  鉴定和销毁。建立档案鉴定领导小组,领导小组由分管院长、办公室主任、档案室负责人、办公室文秘人员组成,分管院长任组长。领导小组负责对所保管的档案进行鉴定,并撰写鉴定报告归档。对鉴定后需销毁的档案,要造具清册,经分管院长批准后由2人以上在指定地点监销,并在销毁清册上签字,然后归档保存。

第二十三条  档案现代化。档案管理要纳入学院现代化管理的总体规划,逐步应用计算机等现代化手段管理档案。

第四章  奖励和处罚

第二十四条  对学院档案管理工作中成绩显著或作出突出贡献的处室和个人,应给予表彰和奖励。

第二十五条  对有下列行为之一的处室或个人,学院有责任给予通报批评,令其限期改进;并根据情节轻重,给予行政处分,违法的按《档案法》追究法律责任:

(一)未建立档案工作或档案管理制度的。

(二)档案管理制度不健全或执行不严,可能造成档案损毁的。

(三)档案保管条件差,危及档案安全的。

(四)发现档案破损、变质、下落不明或泄密等情况,未及时采取有效措施的。

(五)拒不向学院综合档案室移交应当立卷归档的文件材料的。

(六)在保管利用档案中有意涂改、撕毁、丢失档案行为的。

(七)未经批准同意,擅自提供、抄录、公布应当保密的档案。

(八)档案部门认定为违反《档案法》行为的。

第五章  附则

第二十六条  本《暂行办法》由学院综合档案室负责解释。

第二十七条  本《暂行办法》自印发之日起施行。