电子文件归档与电子档案管理暂行办法


发布者:[系统管理员] ] 浏览:[] 日期:[2008-04-07]

第一章        

第一条  为了加强学院电子文件的归档管理,保障电子文件和电子档案的安全保管和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》、《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》等有关法规、规章,结合学院实际,制定本办法。

第二条  本办法适用于学院党政工团、各处室、系、部等部门。

第三条  本办法所称的电子文件,是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。本办法所称的电子档案,是指具有保存价值的已经归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。

第二章    管理体制和工作职责

第四条  学院综合档案室负责对学院各部门电子文件归档管理的监督和指导。

第五条  各部门要加强领导,健全制度,明确分工,责任到人,切实做好电子文件归档管理工作,确保电子文件和电子档案的原始性、真实性、完整性。

第六条  一个部门电子文件的形式、运转、整理、归档等工作由该部门负责,综合档案室负责电子档案监督、管理、开发利用等工作。电子文件形成部门提供协助和支持。

第七条  电子档案应与其他载体的档案实行集中统一管理。综合档案室应配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统,保证电子文件的有效识读。档案人员应忠于职守、熟悉业务,并具备必要的计算机专业知识。

第三章    归档范围和方式

第八条  凡是反映学院职能活动,具有查考利用价值的电子文件均属归档范围。主要包括有字处理文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据库文件及相应的支持软件、相关数据。

第九条  运用电子计算机进行公文处理、行政管理、特别是实行无纸化办公的部门,要定期将应归档的电子文件脱机备份保存,每份电子文件均需在电子文件登记表中登记(见附件1),电子文件登记表应与电子文件同时保存。需要永久、长期保存的电子文件,应制作纸质版本与电子文件同时归档,实行双套制。电子文件相应的机读目录、相关软件、其他说明等也要一并归档。

第十条  电子文件的归档方式主要是逻辑归档和物理归档。各部门在开展这项工作的初始阶段,应进行物理归档。

逻辑归档,指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向综合档案室移交的过程。

物理归档,指计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上,向综合档案室移交的过程。

第十一条  具有稳定、可靠的网络环境和严密的安全管理措施以及对内容重要的电子文件制作纸质版本的部门可实施逻辑归档。电子文件逻辑归档的基本要求是:(一)档案人员会同计算机系统管理人员设定查询归档电子文件的权限。(二)电子文件归档操作由具体经办人员完成,办理完毕的电子文件要注明一定的标识(见附件2),并在首页上方的空白处加盖档号章(见附件3),做到实时归档。(三)网络管理人员要把电子档案的物理地址存放在指定的服务器上,该服务器必须采用磁盘镜像备份措施。(四)归档的电子文件要有该电子文件产生及运行过程的元数据,文件的上下文关系和结构一起保存。(五)局域网内部要有可靠的安全防范措施,系统设备更新时,必须制定严密的数据转换办法,确保数据准确无误并能在新系统中运行。(六)档案人员应参与设备更新时的数据转换工作,并做好更新记录。

第十二条  使用部门和局域网条件有限的部门,其电子文件的归档宜采用物理归档方式,其基本要求是:(一)办理完毕的电子文件应定期进行物理归档,一般应三个月归档一次,综合档案室应与业务部门一起制定电子文件物理归档的计划。(二)业务部门根据归档计划,在应归档电子文件产生时打上相应标识,在归档时把带有标识的电子文件集中,检查并清除计算机病毒。对含有计算机病毒的数据文件,综合档案室应拒收。(三)对通过查、杀毒后的电子文件进行分类、组盘。具体可按年度——机构(问题)——保管期限分类,或直接按年度——保管期限分类。电子文件的立卷应做到一事一卷,这里的卷指文件夹。(四)把通过分类的电子文件重新排列,拷贝(固化)至耐久性较好的载体(只读光盘)上,一式三套(封存保管、查阅使用、异地保存各一套)。填写必要的著录项目和载体的编号,同时还应注明是否经过查毒和杀毒处理等,作为标签贴在载体或包装盒上(见附件4)。(五)电子档案要编制简要的检索工具,其基本著录项目为:序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等,电子档案著录应符合国家《档案著录规则》基本要求。(六)应把电子文件经办过程中的情况随时记录在相应的文件中。

第十三条  各部门无论实施何种归档方式,在归档时应做到及时、准确、数据完整、内容真实、编目规范、手续清楚,并编制机读目录(见附件5)和归档清单,除随机存储外,还需打印一式三份,业务部门和综合档案室双方签字后各执一份,另备用一份。原电子文件载体在完成电子文件归档后,在其形成部门须保留一年以上。

第四章    鉴定、移交与保管

第十四条 电子档案的保管期限按国家现行纸质档案保管期限的规定执行。

第十五条  根据《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》第十三条第二款、第三款规定,各部门电子档案应及时向综合档案室移交。

第十六条  电子档案移交的具体方式,凡采用逻辑归档并与综合档案室实现微机联网的部门,要求将本部门形成的电子档案实时传输到综合档案室;采用物理归档或采用逻辑归档但未与综合档案室联网的部门,根据实际情况确定时间定期移交,移交介质载体和相关检索工具。

第十七条  综合档案室负责电子文件归档检查和移交验收。实际操作时要重点检查其可读性和完整性,记录的字节数、检索条目等著录项目与登记是否一致。如果电子档案拷贝在载体上的,还要再看其介质是否完好无损,必要时进行全面核查,确保测试无病毒的档案内容的准确完整。一旦检验不合格的,由形成部门负责重新制作。

第十八条  电子档案移交至少要制作两套,一套封存保管,一套查阅利用,有必要的制作第三套,实行异地保存。

第十九条  对室藏电子档案,磁性载体每两年机读抽检一次,提检率不低于10%,发现问题及时补救。

第二十条  随着计算机技术和设备的不断更新,室藏电子档案要在完整、准确有保障的前提下,同步更新复制。一般情况下,磁带、磁盘载体上的电子档案要每四年复制一次,需抢救的光盘应及时复制。复制或补救新版后,旧版或有问题的载体仍需保存四年。上述情况均应及时填写电子档案管理登记表(见附件6)。电子档案要采用专门的保护设备和保护技术手段,其载体应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中,温度控制在1720,相对湿度控制在3545%

第五章    利用与销毁

第二十一条  各部门要加快实现与综合档案室之间的微机联网,由综合档案室统一文档管理软件,以利于电子档案机检目录对接、原文检索,方便查询和使用。

第二十二条  综合档案室负责电子档案进室后的统一编目、保管、开发利用。

为保证电子档案的安全利用,应注意以下事项:

(一)封存的电子档案不得外借。

(二)利用时使用复制件。

(三)查阅应在许可范围,并遵守保密规定。

(四)联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

第二十三条  销毁电子档案,必须按《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》第二十一条之规定执行。

第六章        

第二十四条  本办法由学院综合档案室负责解释。

第二十五条  今后国家颁布有关电子文件管理的规定和标准时,以国家的规定、标准为准。

第二十六条  本办法自印发之日起执行。

附:1、电子文件登记表

2、归档标识(行文呈报表)

3、档号章

4、电子档案载体标签填写样式

5、机读文件目录

6、电子档案管理登记表


电子文件登记表(1)

文 件 特 征

形成部门


完成日期


载体类型


载体编号


联 系 人


题    名


设备环境特征

硬件环境

(主机、网络服务型号、制造厂商等)


软件环境

(型号、版本等)

操作系统


数据库系统


应用软件文

字处理平台


文件记录特征

记录结构

(物理、逻辑)


记录类型

□定长

□可变长

□其他

记录总数


总字节数


记录字符及图形文件格式

□ASCⅡ   □BCD   □EBCDIC   □FIELDATA

□汉字,指明具体字符集  □音频,指明格式

□图形,指明具体类型    □视频,指明格式

文件载体

型号:

数量:

备份数

□一件一盘  □多件一盘

□一件多盘  □多件多盘

制表审核

填表人(签名)

年    月    日

审核人(签名)

年    月    日











电子文件登记表(2)

        

文件

编号

   

形成

时间

文件性

质代码

文件类

别代码

载体

编号

保管

期限


















































































































归档标识(行文呈报表)

文件标题:

行文名义:

文件编号:              

          日印发


共印

份数


缓急

程度


校对人


发:

送:

报:

经办部门和拟稿人:                                   

审稿人:                                             

签发人:                                             

全宗号


类别号


期限


标识人:

 


  


件号


   

附草稿件数


有否纸质版本
















档  号  章

全宗号


类别号


  


  


  

(问题)


  


电子档案载体标签填写样式

单位:(盖章)                   年度:

                               盘编号:

密级:                          盘内件数:

字处理软件名称:                版本:

操作系统:                      是否查杀毒:

组盘时间:                      盘内主要内容(或说明):

领导签字:

微机员签字:

(以上部分由归档部门填写)

全宗号:                          目录号:

移交时间:

移交双方签字:

检查记录                         (盖章)

备注:


机读文件目录

全宗号:             (光、磁)盘号(或硬盘位置):

单位:

————————————————————————————————

年度:

————————————————————————————————

密级:

————————————————————————————————

汉字编辑软件名称:

————————————————————————————————

电子打字机型号:

————————————————————————————————

计算机

文件名

      

保管

期限

 









































说明:此表备注栏中主要应填写载体抽检时文件的机读时间和质量状况等记录。


电子档案管理登记表

归档电子文件

设备情况登记


新设备兼容性

        


磁性载体转存

        


        


填表人:             

审核人: