台州科技职业学院文件材料收集整理归档工作流程


发布者:[系统管理员] ] 浏览:[] 日期:[2009-11-06]

根据国家《档案法》、《高等学校档案管理办法》及本院档案管理有关规定,特制定《台科院文件材料收集整理归档工作流程》,为各部门收集整理归档工作提供参考依据。

各部门文件材料收集整理归档工作大体由以下几个步骤组成:

一、文件材料的收集

根据《台科院各部门文件材料归档范围和保管期限表》收集应该归档的所有文件材料,并检查所收集的文件材料是否完整、齐全、系统。如:各类材料是否齐全;科研课题从申报、立项、调研、结题、获奖到推广应用等全过程的材料是否系统齐全;基建从论证、立项、设计、施工、验收、竣工到交付使用等全过程的材料是否完整齐全,其中建施、结施、水施、电施等蓝图、底图是否成套齐全。

二、检查有无不需要归档的文件材料

1、剔除重份文件材料(除本院党政文件多存一份作备查外,其余一律保存一份)。

2、剔除用红墨水笔、纯蓝墨水笔、圆珠笔、铅笔等书写的文件材料。

3、剔除残缺不全(指缺张少页且无法收集齐全)的文件材料。

4、剔除上级机关普发性、供参阅、不办理的文件。

5、剔除本院或上级无查考价值的临时性、事务性、会议性的通知、函件。

6、剔除其它不应该归档的文件材料(详见《不归档文件材料的范围》)。

三、检查有无拆散文件有机联系的现象

根据文件材料形成规律,保持文件之间的有机联系,应将批复与请示、正件与附件、印件与定稿、转发文件与被转发文件放在一起,作为一件,表册一本为一件保存。

四、分年度

将文件材料,按其形成的年度分开,分别组卷。

五、分问题

根据《本院各部门文件材料归档范围》,将文件材料按其内容所反映的问题、事由分开。如反映教学工作内容的放在教学类,反映科研内容的放在科研类。

六、分保管期限

根据《本院各部门文件材料保管期限表》,将文件材料按规定的保管期限分开。党群类、行政类(党政工团、纪检、监察、组织、宣传、统战、人事、保卫、后勤、图书等)文件材料的保管期限分为永久、30年、10年三类;财会类文件材料的保管期限分为永久、25年、15年、5年四类;其他各类文件材料的保管期限均分为永久、长期、短期三类。各类保管期限的文件材料分别组卷,如永久的都放在永久这一类、长期的都放在长期这一类归档。

七、超大文件、图纸的折叠

1将大于A4或16开的文件材料,折叠成手风琴式保存(即先将A3或8开的纸向内对折,再将对折部分向外对折),便于今后查找和复印。

2、蓝图大于卷盒的,以手风琴式折叠成四号图纸规格,图名、图签折在外,便于查找;底图不能折叠,采用卷筒或平放方式保管。

八、文件排列

盒内文件材料按重要程度或时间顺序排列。在同一盒内,一般是内容重要的排在前,次要的在后;时间早的在前,时间迟的在后。作为一件整理的文件,要求批复在前、请示在后,正件在前、附件在后,印件在前、定稿在后,转发文件在前、被转发文件在后。其它文件材料按时间顺序排列。

九、拆除金属物

拆除归档文件材料上的回形针、订书针、大头针等所有金属物,并对有破损的文件材料进行修补、裱糊或复印。

十、文件装订

本院作为市档案局立卷改革试点单位,全部采用以“件”为单位整理,即对纸质文件用缝纫机在每件文件左侧0.5-1厘米处缝边装订,并将批复与请示、正件与附件、印件与定稿、转发文件与被转发文件、表册一本作为一件缝边装订。

一份文件很薄,只有两、三张纸的,可用胶水粘贴。

一份文件较厚、缝纫机缝不下时,可先抽掉该文件的首页和末页,然后用传统的“三孔一线”装订法装订,最后将首页和末页分别用胶水粘贴在首页和末页的位置,以盖住装订线。

十一、文件编号

先在每件文件首页左上方空白处盖上归档章,然后在归档章相应的空格内填写年度、件号、类别和保管期限。归档文件编号,应逐件按实编号,一件编一个号,从1开始,不留空号,不编重号。

十二、打印归档文件目录

归档文件材料编号后,打印归档文件目录。(作为一件装订的文件,打印归档文件目录时,只打印“在前”这一份即可)

十三、文件装盒

归档文件按不同的保管期限,分别按件号顺序放入卷盒内,同一保管期限的文件,一盒放不下的,可分装数盒(不同保管期限的文件不要放在同一盒内)。

十四、填写盒内备考表

备考表中的“盒内情况说明”主要填写该盒盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。还应写上立卷人、检查人姓名和立卷日期。备考表置于盒内文件之后。

十五、填写盒脊

盒脊分别填写全宗号、年度、保管期限、起止件号等内容。此项工作可由档案人员完成。

十六、移交

各部门文件材料整理完毕,须经本部门分管领导审查后,及时向综合档案室移交。移交时,连同《归档文件目录》和与归档文件相应的电子文本一起移交,并办理档案移交手续。各类档案移交时间如下:

1、按行政年度立卷的党群、行政、出版、外事、声像等类档案, 在5月底前向综合档案室移交。

2、学生类档案在9月底前移交。

3、教学类中的课堂教学与教学实践材料,如,课程安排、校历、课程表、各科课程试题库、期末试卷留底、教育实习计划、总结、典型教案、重点备课记录等材料,按教学年度整理归档,并在9月底前移交;其它教学类档案在5月底前移交。

4、科研、基建类档案,在科研课题、基建项目完成后两个月内移交。

5、财会类档案,由财务处保管一年后移交。

6、仪器设备档案,在仪器设备安装调试验收合格后移交。

7、照片、光盘、印章、锦旗、证书、奖杯、奖牌等特种载体档案材料随时向档案室移交,由档案室统一整理归档。