台州科技职业学院档案实体分类法实施办法


发布者:[系统管理员] ] 浏览:[] 日期:[2009-11-06]

一、编制目的

为了适应本校档案工作发展的需要,实现本校档案实体分类、编号、排架、检索的规范化、科学化和现代化,达到加强学校档案和档案工作的科学管理,促进整体业务建设的深化,充分发挥档案的作用,更好地为学校工作和社会主义建设服务,特编制本办法。

二、编制原则

本法的编制,以辩证唯物主义为指导,引入系统论的观点和现代化管理的方法,源于实践,高于实践,把本校档案工作的历史、现状和发展前景结合起来,具有较强的思想性、科学性和适用性。

(一)体现思想性

档案工作是党性、政治性很强的工作。本校档案实体分类的体系结构、类目设置、序列编排,以国家的有关档案工作的法规标准为依据,从实际出发,突出教学、科研档案在学校档案中的中心地位,党政管理档案统率全局的作用,力求反映本校职能活动的新情况、新特点。

(二)符合科学性

本法规定的各项内容,既要实事求是,符合本校档案工作的实际,又要遵循档案学基础理论和形式逻辑原则,在理论与实践的结合方面,有较强的科学性,力求有所发展,有所创新。

1、以本校全部档案为对象,按照本校档案形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。

2、在充分反映本校档案的形成规律和内容、特点的前提下,确定统一的实体分类体系,把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起,适度注意与《中国档案分类法——教育档案分类表》(即信息分类)体系的协调。

3、类目设置有相对稳定性。不受偶然因素、短期行为的影响,在较长时期内不随意改变。

4、类目排列,档号结构的确定符合逻辑原则。充分考虑到本校档案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的不同,严格按从总到分,从一般到具体的原则划分。做到各类之间,各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和,等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚,不互相交叉和包容。

(三)重视适用性

本法采用多元、灵活的处理方法,在强调大的原则统一的同时,根据本校档案实际情况和发展水平,在类目设置、序列编排、上架检索等方面有一定的自由度,留有适当的余地。

为了方便掌握使用,本法在类目名称、档号模式、标识符合等方面,力求做到准确、简明、易懂、好记。

三、体系结构

本法由编制说明、主表和归档范围三部分组成。

编制说明是本法的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号模式、标识符合以及若干重要问题的说明,是使用本表的指南。

主表由类目、标识符号、注释等组成。

归档范围由序号、类目名称、保管期限等组成。

(一)一级类目的划分与标识

一级类目是本校档案实体分类的最高层位。根据本校档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容性质,确定为十一个一级类目,其名称、标识符号和主要内容如下:

DQ 党群

主要包括学校党委、纪检、组织、宣传、统战、工会、团委、民主党派等部门在工作中形成的各种文件、会议记录、会议纪要、工作计划、总结、规章制度、统计材料等;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

XZ 行政

主要包括学校行政、人事、监察、保卫、后勤、档案、图书及各系部、中心等部门在工作中形成的各种文件、会议记录、会议纪要、工作计划、总结、规章制度、统计材料等;上级机关与学校关于行政管理、人事管理的文件材料。

XS 学生

学生,即学生个人档案,主要包括学生高中档案、入学登记表、成绩登记表、学籍变更、奖励与处分、党团组织档案、毕业生登记表、学生体检表。

JX 教学

主要包括反映教学管理和教学实践活动中形成的学科和实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、毕业生、教材等文件材料。

KY 科学研究

主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的各级科研课题、科研论文、获奖证书等文件材料。

JJ 基本建设

主要包括基本建设管理和项目建设中形成的可行性研究、设计基础、设计文件、工程管理、施工、竣工验收、基建财务、器材管理等文件材料、图纸。

SB 仪器设备

主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收(开箱验收、安装调试)、使用管理、维修改进、申请报废等各个环节中产生的文件材料、线路图、说明书、保修卡等。

CB 出版

主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等出版活动过程中形成的文件材料。

WS 外事

主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师等的材料;学校授予境外人士名誉职务、称号等的材料。

CK 财会

主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的会计报表、会计帐簿、会计凭证、工资清册等文件材料。

SX声像类

主要包括照片、光盘、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片等材料。

SW实物类

主要包括证书、奖杯、奖牌、匾额、锦旗、印章、其它实物等材料。

一级类目的标识,采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母,如:“XZ”即“Xing Zheng”(行政)的简称。

(二)二级类目的设置和标识

二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点,结合档案记述和反映的内容性质进行设置。设置的标准,在大的原则统一情况下,可视具体情况对随机类目进行选择。例如:科学研究的二级类目,本法只规定按科学或专业或项目设置。基本建设、仪器设备的二级类目设置,亦依此办法处理。一经确定,不得随意变动。

二级类目的标识,采用“双位制”。如:“综合”为“11”,其余二级类目依次层累为12、13……99,但10、20……等带“0”的数字不用。

(三)三级类目的扩展和标识

在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上,根据需要和可能,决定是否扩展三级类目,其标识方法与符号和二级类目相同。

四、档号的编制

(一)档号

是存取档案的代号,排架的依据。必须反映本校档案的分类体系和物理位置。

(二)档号编制的原则

必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求,即同一档案部门内的档案不得重号;方便插卷,使其有充分扩展的余地;不能随意变动;能适应计算机管理的需要,发挥排架、检索的双向功能。

(三)档号结构、模式和标识

1、档号包括年度号、分类号、保管期限、件号四个部分。

年度号由四位阿拉伯数字组成。

分类号由一级类目组成。少数扩展到二级类目者,还应把三级类目代号包括进去。

2、档号的模式。本法规定为:

年度号+分类号+保管期限+件号

如果库藏有多个全宗的,原则上应在年度号前加全宗号。

3、档号的标识。采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、保管期限、件号之间,用连接符号“—”连结。

档号 = 年度号+教学档案分类号+保管期限+件号。例如:2003年教学类档案内容是学籍管理的第23号件的档案,它属于永久档案,其模式如下:

2003J X Y23



件号

保管期限

教学档案一级类目代号

年度号


(四)档案的实体排架问题

从维护档案的整体性和方便查找考虑,可不考虑保管期限。但编写档号前,在不影响文件之间有机联系的前提下,可将永久、长期排在前面。

本法规定的档号模式属分段开放型编号方法,在按档号排架时,本校根据档案数量、自身条件,按一级类目——年代纵向排列。

五、关于实体分类中几个问题的处理

(一)关于声像载体档案

声像载体档案主要包括照片、光盘、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩徽胶片等不同载体的文件材料。它与纸质载体的文件材料同为本校档案的重要组成部分。随着现代科学技术的发展,电化教学的普及,管理自动化程度的提高,其数量越来越多,重要性越来越明显。

但由于载体和幅画尺寸(类型)不同,保管要求不同,拟作特殊处理:按载体类型分别单独编号排架,同时注明与相应载体档案的参照号。其编号模式为:

年度号+声像档案代号(SX)和二级类目代号(12或13)+保管期限+册号+件号

保管单位是声像档案最低限度的数量词是件。

例如:某上级领导同志2003年来校视察,照片册库号是1,第23件,光盘序号是12,则可分别标引为:

2003—SX12—Y—1—23       2003—SX13—Y—12

(二)关于外事档案问题

外事档案有其特殊形成规律,而且内容涉及学校工作的各个方面,其他十二个一级类目都包含有涉外内容,从维护档案的有机联系和查找利用方便考虑,将各种涉外文件材料集中起来,单独设立了“外事”一级类目。

(三)关于纳入管理的人事档案的分类编号

按1991年4月2日中央组织部、国家档案局联合发布的组通字[1991]第13号文件,即《关于印发<干部档案管理工作条例>的通知》办理,本法不另作规定。

(四)关于人物档案、教师业务档案的纳入人事档案,不再单独列类。