台州科技职业学院档案管理办法


发布者:[系统管理员] ] 浏览:[] 日期:[2009-11-06]

第一章 总 则

第一条 为了规范学院档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,充分发挥档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》的有关规定,并结合本院实际,制订本办法。

第二条 本办法所指的档案是学院在从事招生、教学、科研、管理以及其他各项活动中直接形成的、对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学院档案工作是学校重要的基础性工作,必须把档案工作纳入学院整体发展规划,促进档案信息化建设与学院其他工作同步发展。

第四条 学院各部门在工作中形成的各种门类、不同载体的档案,均由学院档案部门集中统一管理,以确保档案的完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

第五条 档案管理部门应严格执行国家、学院的有关规定,确保档案实体安全,严守档案秘密,大力开发档案信息资源,实现档案资源共享,为学生、学院和社会服务。

第二章 领导体制和机构设置

第六条 学院档案工作由院长统一领导,分管档案工作的院领导协助院长负责档案工作。

第七条 建立学院综合档案室(或档案馆)。综合档案室是本院档案工作的职能管理部门,集中统一管理本院的档案工作。

第八条 综合档案室的管理职责是:

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划全院档案工作;

(二)拟订学院档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

(三)负责接收(征集)、分类、编目、鉴定、统计、保管全院的各类档案及有关资料;

(四)编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;

(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

(六)开展档案的开发和利用工作;

(七)开展学校档案工作人员的业务培训和指导;

(八)利用档案开展多种形式的宣传工作教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

(九)开展国内外档案学术研究和交流活动。

第九条 本院各处、室、系、部等归档部门,必须有一名负责人分管本部门的档案工作,并配备一名兼职档案员具体负责本部门档案的收集、整理、立卷归档和移交工作,各归档部门的档案工作在院综合档案室的指导下进行。

第三章 档案工作人员

第十条 综合档案室设负责人一名,专职档案员一名。

第十一条 档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十二条 专职档案工作人员列入学院事业编制。其编制人数由学院根据本院档案机构的档案数量和工作任务确定。

第十三条 档案工作人员(包括各部门中以做档案工作为主的兼职档案人员)属档案专业技术人员,按《档案专业人员职务试行条例》(职改字〔1986〕第39号),实行专业技术职务聘任制,享受学院教学、科研和管理人员同类人员同等待遇。长期接触有毒有害物质的档案工作人员按照有关规定,学院应当予以适当的补助。

第四章 经费、库房和设备

第十四条 本院档案工作所需经费,应单独立项,列入学校预算,统筹解决。本院各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备,在其经费中给予支持。

第十五条 学院必须为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。在条件许可的情况下,应设专门库房并配置防磁、恒温、恒湿设施,以便存放声像等特殊载体档案。

第十六条 有计划地为综合档案室配置空调、打印机、扫描仪、照相机、复印机等必要的现代化设备,添置网络版档案管理软件和服务器。

第五章 文件材料的归档、移交和接收工作

第十七条 本院文书、学生、教学、科研、基建、财会、系部等各立档部门,分别建立和完善相应的归档制度,并纳入学生、教学、科研和管理人员的职责范围,做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作,都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十八条 档案工作要与学院的各项工作协调发展,把各种文件材料的归档列入学院各部门岗位责任制,逐步实行“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十九条 学院对科研成果、仪器设备、基建工程等进行鉴定、验收时必须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查,签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目,不予验收,不予上报成果。

第二十条 实行部门立卷制度。本院文书、学生、教学、科研、基建、财会、声像等各立档部门形成的文件材料,由部门立卷人按文件材料的自然形成规律,根据《台州科技职业学院立卷部门档案归档范围和保管期限规定》收集齐全、完整。

第二十一条 归档的文件材料应质地优良,书写工整,字迹清晰、耐久,采用碳素墨水印制或书写,禁止用圆珠笔、铅笔、红墨水或纯蓝墨水笔等不耐久笔书写。

第二十二条 根据《归档文件整理规则》、《高等学校档案工作规范》和《台州科技职业学院各部门文件整理立卷归档工作流程》,归档的文件材料应保持文件之间的历史联系,区分不同保存价值,分类整理、立卷装订。综合档案室对各部门的立卷归档工作加强监督、检查和指导。

党群、行政、学生、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会(除会计帐簿和会计凭证外)、声像、实物类文件材料按《归档文件整理规则》,以件为单位进行装订、分类、排列、编件号、打印归档文件目录、装盒。

第二十三条 各立档部门立卷完毕,经本部门分管领导审查后,纸质档案材料和电子档案材料同时向综合档案室归档,并办理档案移交手续,实行集中统一管理。

第二十四条 归档时间应按以下要求:

(一)按行政年度立卷的党群、行政、出版、外事、声像等类档案,在次年5月底前向综合档案室归档;

(二)按学年度立卷的学生类、教学类档案,在次学年度9月底前归档;

(三)科研、基建类等档案,在项目完成后两个月内归档。

(四)财会类档案,由财务立卷部门保管一年后归档。

(五)仪器设备类档案在仪器设备安装调试运作验收合格后归档。

(六)证书、奖杯、奖牌、锦旗、印章等实物类档案随时向综合档案室归档。

第二十五条 学院党政领导及教职工在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,按规定向各有关立档部门移交,集中管理,任何个人不得据为已有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,本院可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向本院综合档案室捐赠档案的,学院应予以奖励。

第六章 档案管理

第二十六条 综合档案室根据《台州科技职业学院档案实体分类方案》对室藏档案进行科学系统的分类、编号、编目和排列上架,做到存放有序,方便查找。

第二十七条 建立和健全档案管理数据库,并将每年形成的档案信息及时输入到数据库中,逐步实现档案信息数字化、网络化、现代化管理。

第二十八条 综合档案室建立和健全档案保管、保密、统计、利用、审批等有关规章制度。落实防火、防光、防潮、防虫、防盗、防鼠、防尘、防破坏等“八防”措施,确保档案安全。

第二十九条 综合档案室及时做好下列统计工作:

(一)对档案的收进和移出、全宗和案卷(文件)数量、档案的利用等情况进行登记和统计;

(二)按照有关规定,向上级档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。

第三十条 综合档案室对所存档案和资料的保管情况定期进行检查,遇有特殊情况,立即向院领导报告,及时处理。

第三十一条 综合档案室应研究和改进档案保护技术。对已破损和字迹褪色的档案,应及时组织人力修复或复制。

第三十二条 综合档案室对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案,在征得有关部门同意,并造册报经院领导批准后,予以销毁。

第七章 档案的利用与开放

第三十三条 学院综合档案室是学校出具档案证明的唯一机构。

第三十四条 编制必要的检索工具。著录标准按国家标准3792.5~85《档案著录规则》执行。

第三十五条 积极开展档案编研工作,为教学、科研、管理等各项工作服务。出版和公布档案,须经档案形成部门同意,并报请院领导批准。

第三十六条 设立专门的档案阅览室,并提供档案目录(属开放范围的)、全宗介绍、档案室指南等。

第三十七条 综合档案室所保存的档案,主要供本院利用。如其他单位或个人需查阅时,应持有效证件,经综合档案室主任或党政办主任同意后,方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密,须经院领导批准。

第三十八条 对于重要的、珍贵的档案和资料,一般不得提供原件使用。如特殊需要,须经综合档案室主任批准。

第三十九条 采取多种形式,积极开展档案宣传工作,如举办档案展览、陈列等。

第八章 考核、奖励与处罚

第四十条 建立档案检查、考核和评估制度,明确岗位职责。对优秀的档案工作人员和突出的服务成果、研究成果给予表彰和奖励。

第四十一条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为,应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚,并按有关规定建立备案制度。

第九章 附 则

第四十二条 本办法由学院党政办公室负责解释。

第四十三条 本办法自发布之日起施行。